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工程大发体育物资采购合同管理措施研究

  合同是交易活动秩序的体现,在物资交换的过程中具有重要意义。随着市场诚信的逐步缺失,合同在履行过程中也遇到了各种问题,必须加强对合同的管理。工程物资采购合同往往涉及到的很大的金钱,对于企业具有相当大影响。所以,加强对工程物资采购合同的管理工作,是企业的重要工作。

  对采购合同进行分类,并且严格审核重要合同。一般来讲,采购合同涉及的款项超过50万元就算是重大合同,这些合同对于企业的生产经营具有重大的影响,在合同的定额管理中,应当严格审核,确认合同的条款内容,防止双方发生权益纠纷。审核的内容主要包括以下几个方面:

  一是对合同当事人的资格进行审核,应由当事人出具各种证明,以证明其有资格代表企业签订合同;

  二是对工程采购合同中的物品的种类、质量和数量进行审核,要求物品具有详细的信息铭牌,计量必须使用国家设定有计量标准的数量单位,质量应当以国家标准或者行业标准为主;

  四是违约责任的审核,工程物资采购合同中都规定有对方违反合同规定的处罚方式,应当注意的是,处罚方式应当具体;

  五是价款的支付审核,对价款的如何有效地约定,会直接关系到合同是否会顺利履行;

  对于工程物资采购合同,其合同履行流程中包括两个非常重要的环节:一是货物验收,买方应当仔细检查物品是否存在质量或者数量上的误差;二是价款支付复序,财务部门应当根据合同规定的内容支付货款,并且办理相关的手续。如果在合同履行的过程中出现问题,其中一方不能够正常履行合同的时候,可以寻求法律的援助。

  首先,应当妥善的保存合同的原件,这是合同履行过程的必要条件,也是索赔的最直接证据。而且,合同中一般还会包含一些企业不愿意公开的商业机密,所以对于工程物资采购合同,应当配备专门的保管人员并分类保管。

  其次,合同管理部门应该定期对经办部门签订的合同登记台账并分类统计,准确掌握合同业务量的基本信息,分析相关统计数据从而针对性地开展履行监督和检查工作,及时总结合同管理中的经验,提高合同管理水平。

  在合同管理计划中,应当包括供应商的机构代码、营业执照、税务登记情况等详细资料、合同签订的背景信息、物资供应战略等。

  (1)制定合同进度表,以便工程物资采购方能够及时发现各种偏差并采取纠正措施。在进度表中应当包括对各种作业活动(合同实施过程中必须要进行的具体工作或一系列的相关工作)的描述和检查点的确定。

  (2)合同预算,使用合理的成本实现采购目标,有效的控制采购成本也是采购人员的责任,所以制定合同预算也是必要步骤。相关部门应当对合同预算进行严格的审批,确保应急费用、工时预算等内容的完善与合理。

  (3)合同质量计划,这也是质量管理中的一部分。当需要采购的物品具有一定的风险,例如技术改进或者新供应商的时候,都需要制定出一个合同质量计划。

  风险评估也是合同管理中的重要工作之一。合同风险主要包括市场风险、供应商本身的风险和合同履行的风险。其具体分为:

  (1)进度风险:主要是对合同进度表进行评估,一般导致进度出现问题的原因包括:采购的商品与供应商描述的不符合;物资质量存在问题;采购方与供应商缺乏沟通;其中一方的必要投入的延迟;供应商的资源供应不足;装载运输问题。

  (2)成本风险:主要是对合同预算进行评估,导致成本风险出现的原因有:市场变化,使供应商的成本增加;采购的商品与供应商描述的不符合;通货膨胀。

  (3)质量风险:主要是对质量计划进行评估。导致质量风险出现的原因有:采购的商品与供应商描述的不符合;检查和测试的装置不合适;工程物资在运输过程中出现损坏。

  (4)商业风险和其他风险:造成这些风险发生的原因包括:缺乏商业上的警觉;供应商发生财务问题;采购方发生财务问题;供应商的所有权的改变或其关键人事变动;在采购方的工厂里安装或调试设备发生问题时,供应商方面缺乏响应;其他不可抗力。

  工程物资采购合同属于重要合同,所欲花费时间和经理对其进行考核是必要的。评估每个合同实施关键三要素( 时间 成本 质量)的重要也就是应该着重于投入、过程和结果这三个方面。

  日常中,单对结果进行考核是远远不够的,还必须对过程进行考核,例如在对合同后期考核某一物品是否交付已经没有什么用处,大发体育就算发现问题也已经晚了。所以对工程物资采购合同管理应当实行过程考核,保证所有的物资都能够在规定的时间内到位,确保工程质量。

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